ERP چیست؟

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) که به اختصار ERP نامیده می شود، طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی را شامل می شود که هدف آن، گردآوری تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می باشد.
در واقع ERP، سامانه‌ یکپارچه ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی می باشد.
در ERP قرار است تمام داده ها و فرآیندهای سازمان در یک سیستم واحد جمع شود، برای نیل به این هدف، ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری متعددی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می کند.
سیستم های ERP بر اساس نوع، تلاش می کنند همه فعالیت های یک سازمان را تحت پوشش قرار دهد.
تعاریف مختلفی از ERP ارائه شده است ولی شاید یکی از بهترین آنها این باشد:
بسته نرم افزاری ERP مجموعه ای است از ماژول های آماده که تمام فرآیندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.
این «فرآیندهای تجاری» می تواند بسیار وسیع بوده و از مدیریت تولید، خرید قطعات، ارسال مواد خام به واحدهای تولیدی، کنترل موجودی بازار و پیگیری سفارش ها و... را شامل شود.

معمولاً سیستم های ERP دارای اجزای ذیل می باشند:

1. مالی - حسابداری
2. منابع انسانی
3. ساخت و تولید
4. مدیریت زنجیره تامین
5. مدیریت پروژه
6. مدیریت ارتباط با مشتری
7. انبار داده ها
8. کنترل دسترسی

اکنون بد نیست به برخی مزایای ERP اشاره کنیم:

1. کاهش هزینه های انبار
2. کاهش هزینه سفارش ها
3. کاهش هزینه تولید
4. کاهش هزینه عملیات مالی
5. کاهش هزینه حمل و نقل
6. کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری
7. کاهش هزینه های ناشی از توقف خط تولید
8. کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان
9. کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
10. افزایش شفافیت و ردگیری فرآیندهای تولید برای مشتری
11. افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری
12. افزایش رضایت مندی مشتری از طریق درگیر کردن وی در کارها از لحظه سفارش تا دریافت محصول
13. همچنین افزایش فروش و در نهایت رشد و بالندگی سازمان

ERP چیست؟

ERP، سیستمهای کامپیوتری مستقل و قدیمی سازمانها نظیر بخش های مالی، منابع انسانی (HR - Human Resource)، تولید و انبار، را در قالب یک برنامه نرم افزاری یکپارچه و متحد، به یکدیگر مرتبط می کند. در واقع پس از نصب ERP بخش های مالی، تولید و انبار همچنان نرم افزار های مخصوص به خود را در اختیار دارند با این تفاوت که با کمک ERP، سیستم های کامپیوتری بخشهای مختلف با یکدیگر مرتبط شده اند.

بدین ترتیب، مثلا بخش مالی می تواند بداند که آیا اقلام سفارش داده شده، از انبار حمل شده اند یا خیر. امروزه اکثر عرضه کنندگان نرم افزار های ERP، از قابلیت انعطاف زیادی برخورداراند. به گونه ی که شما می توانید بدون خرید کل بسته نرم افزاری، فقط قسمتهای مورد نیاز خود را نصب کنید. به عنوان مثال بسیاری از شرکتها فقط نرم افزار ERP مربوط به بخش خدمات عمومی یا منابع انسانی را تهیه و نصب می کنند.

ارائه تعاریفی بری ERP می تواند به شناخت بهتر شما در مورد معنا و مفهوم ERP کمک شایانی را نماید.

• ERP را می توان به عنوان نرم افزار یکپارچه ی تعریف نمود که داری اجزاء و یا ماژولهایی برای برنامه ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است. معماری و ساختارERP بگونه ای است که یکپارچگی و جمعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریانی روان از اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمان فراهم می آورد.

• روشی بری برنامه ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز بری دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیاز های مشتریان، درشرکتهی تولیدی، توزیعی و خدماتی.

• ERP یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیر عرضه و مدیریت مشتریان است.

• سیستمهای ERP سیستمهای اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات فرآیند های مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می نماید.

• ERP یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است.

• ERP سیستمهای مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان طراحی شده اند و هدف آنها تسهیل برنامه ریزی، تولید و پاسخگویی به موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است.

• ERP یک بسته نرم افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیند های تجاری یک سازمان را اعم از تولید، منابع انسانی، مالی، بازاریابی و فروش و... پشتیبانی می نماید و منجربه یکپارچگی وظایف(Functions) در سازمان می شود.

• ERP یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته به سرعت و بادقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نماید.

• ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک های اطلاعاتیفرآیند های سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری بری پشتیبانی فرآیند های داخلی سازمان است.

تاریخچه ERP

قبل از سال 1960 میلادی

دراین مدت نرم افزارهایی به نام BOM Processors توسعه پیدا کرده بودند که هدف عمده آنها استخراج مواد لازم برای تولید تعدادی محصول بود. این نرم افزارها توجه چندانی به اندازه و حجم تولید و یا به تعبیری دیگر Lot Sizing نداشته و از سوی دیگر زمان تحویل این اقلام را مد نظر قرار نمی دادند. ضمنا این نرم افزارها، موجودی خطوط مختلف تولید و انبارها را مد نظر قرار نمی دادند و به همین جهت با استفاده از آنها حجم موجودی در جریان، افزایش پیدا می کرد.

بین سالهای 1960 و 1970 میلادی

در اوایل این دهه تمرکز نرم افزاری بیشتر بر روی سیستمهای کنترل موجودی بود. در این مدت همچنان بیشتر از مفاهیم سنتی کنترل موجودی برای توسعه نرم افزار های مرتبط استفاده می شد. اما در اواخر این دهه مفهوم MRP و یا برنامه ریزی مواد مورد نیاز معرفی و نرم افزار MRPI توسط IBM شرکت توسعه پیدا کرد. مهمترین مشکل این نرم افزار و نرم افزارهای مشابه، اجرای آن بر روی main frame های گران قیمت مستقر در مراکز دانشگاهی و یا نظامی و ... بود و همین امر فاصله زمانی بین دو برنامه ریزی را افزایش می داد. این سیستم بصورت برگشتی، زمان تحویل اقلام مورد نیاز برای ساخت یک محصول خاص را از زمان تحویل به مشتری تا زمانیکه مورد نیاز برای مونتاژ شدن روی خطوط مونتاژ بود، برنامه ریزی می کردند. سازمانها در اجرای MRPI مشکلات زیادی داشتند. این مشکلات بیشتر مشکلاتی سیستمی و ناشی از کاربران بودند تا مشکلاتی تکنولوژیک. از طرف دیگر این سیستم ارتباط بین تولید و استراتژی های رقابتی سازمان را چندان مد نظر قرار نمی داد. ضمنا ظرفیتهای تولیدی سازمان چندان در این سیستم لحاظ نمی شدند.

بین سالهای 1970 و 1980 میلادی

تمرکز بر MRPI با توجه به برنامه کلان تولید یا MPSو توسعه MRP حلقه بسته. در این سیستمها امکان بروز نارسایی در زنجیره تولید به حداقل رسید اما همچنان این سیستمها فقط برنامه ریزی تولید را انجام داده و حمایت چندانی از سایر منابع تولید نداشتند.

بین سالهای 1980 و 1990 میلادی

گسترش MRPI به کف کارگاه و توسعه MRPII که برنامه ریزی بخش زیادی ازمنابع تولیدی را انجام می داد. در اوایل همین دهه سیستمهای DRP یا سیستمهای برنامه ریزی توزیع که مستقل از MRPII عمل می کردند وارد این سیستم شده و عملا مشکل عدم ارتباط این دو سیستم با یکدیگر مرتفع گردید.

بین سالهای 1990 و 2000 میلادی و پس از آن

گسترش MRPII به سایر حوزه ها و اضافه نمودن سیستمهای پشتیبان تصمیم به MRPII توسعه یافته که در تمام عرصه های تولیدی، خدماتی، تجاری، توزیع و ... کارایی داشت و ظهور ERP. مشکل عمده سیستمهای MRPII و توسعه یافته های آن این بود که تنها سیستم تولیدی ساخت به منظور انبار یا MTS را پشتیبانی می کرد و سایر سیستمهای تولیدی را چندان پوشش نمی داد. اما با ظهور ERP در حوزه تولید، تمامی سیستمهای تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند. بخشها، فرایندها و وظایف مختلفی از جمله کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات، حسابداری و مالی و ... به سیستمهای تولیدی متصل شده و ERP به عنوان حد فاصل سیستمهای SCM و CRM مطرح گردید. این سیستم بیش از آنکه عنوان جدیدی برای MRPII باشد، به عنوان سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستمهای کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است.

در سال 1995 ، مقوله اینترنت وارد ERP شد و در سال های 1998 -2000 ، EDI و ERP با یکدیگر پیوند خوردند. در سال 2000 اینترنت به عنوان جزیی تفکیک ناپذیر از ERP محسوب و سیستمهای ERP تحت وب توسعه یافتند که فناوری چند لایه ای در معماری سیستم اطلاعاتی را پشتیبانی می کنند. امروزه هم سیستمهای جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها وب بوده و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از ماژول SCM دارند و عملا در تعریف امروز ERP، آن را کاملا مرتبط و جدایی ناپذیر از SCM تعریف می نمایند. قابل ذکر است که در سال 1998 بیش از 20.000 سازمان درسراسر جهان مبلغی افزون بر 17 میلیارد دلار در زمینه ERP سرمایه گذاری نموده اند که این رقم در سالهای بعد بین 30 تا 50 درصد رشد داشته و در سال 2003 به رقمی نزدیک به 100 میلیارد دلار رسیده است.

هزینه نگهداری و به روز رسانی سیستمهای پیاده سازی شده در سال 2000 به رقمی حدود 21.5 میلیارد دلار بالغ شده که نرخ رشدی برابر 13.1% نسبت به سال 1999 داشته است [Broatch, 2001]. ضمنا طبق بررسی های صورت گرفته در حال حاضر بیش از 70% از 1000 شرکت تراز اول جهان از دید مجله Fortune، سیستمهای ERP را با موفقیت پیاده نموده و یا در حال پیاده سازی آن هستند [Kraft, 2001].

عرضه کنندگان عمده سیستم ERP

SAP AG تولید کننده بسته های نرم افزاری R/3 و mySAP.com

در سالهای حدود 1972-1975، پنج تن از مدیران IBM، در شهر Mannheim آلمان، سیستمی را پایه گذاری کردند که امروزه به نام SAP معروف است. هدف موسسین شرکت SAP (یا همان شرکت SAP AG)، تولید نرم افزارهای یکپارچه تجاری برای سازمانهای بزرگ صنعتی بود. این ایده اولیه موسسین، سبب تولید یکی از مهمترین محصولات نرم افزاری جهان گردید به طوریکه رویکرد سازمانهای بزرگ را نسبت به پیاده سازی و استفاده از سیستم های اطلاعاتی تغییر داد.

هفت سال پس از تاسیس، این کمپانی اولین نرم افزار سازمانی خود موسوم به R2 را راه انداخت که درحیطه یک پایگاه داده برای کامپیوترهای بزرگ مرکزی طراحی شده بود. در سال 1992 محصول نرم افزاری SAP R/3 معرفی شد و همین امر سبب رشد چشم گیر SAP گردید. با این نرم افزارSAP بازار نرم افزارهای سازمانی را به دست گرفت و در صدر پنج شرکت بزرگ فروشنده سیستم های یکپارچه منابع سازمانی (ERP) قرار گرفت به طوریکه در آن سال 32% از بازار نرم افزاری ERP به SAP تخصیص داده شد. درسال 1999، SAP AG سومین کمپانی بزرگ نرم افزاری مستقل جهان محسوب می شد که بیش از 1100 مشتری داشته و نرم افزارهایش در بیش از 20000 نسخه در 100 کشور توزیع گردیده بود.
درسال 1999، SAP سرویسهای ERP خود را گسترش داد و برای صنایع مختلف، راه حل های جامع ارایه نمود. در نهایتSAP برای خدمات تجارت الکترونیک، طرحی نو ایجاد کرده و کارکردهایی برای پشتیبانی از کاربری تجارت الکرونیک به سیستم خود اضافه نمود.
امروزه SAP دارای 29000 کارمند در 50 کشور دنیا است و بیش از 84000 بار نرم افزارهای مختلف آن نصب شده و 24450 مشتری آن در 120 کشور دنیا از آن استفاده می کنند.

برخی از ماژولهای بسته نرم افزاری SAP R/3 و mySAP.com در جدول زیر معرفی شده است.

معایب و مزایای ERP

در این بخش به ذکر چند مورد از مزایا و معایب ERP اکتفا میکنیم:

مزایای ERP:

• نسبت هزینه هایی که برای استقرار آن می شود به منافعی که در سازمان ایجاد می کند 1 به 10 است.

• پس از استقرار در زمان کوتاهی باز دهی سازمان را افزایش می دهد.

• کنترل بودجه بهتر و موثرتر، بهبود برنامه ریزی و فرآیندهای مالی را    نتیجه می دهد.

• پشتیبانی موثر در فرآیند تصمیم گیری را خواهد داشت.

• پیاده سازی آن فرصت مغتنمی را برای مهندسی مجدد سازمان فراهم می سازد.

• باعث ساده سازی و استاندارد شدن روشها می شود.

• رضایت مشتریان را بدنبال دارد.

• در بلند مدت هزینه های سرمایه گذاری در بخشIT را کاهش می دهد.

• بازگشت سرمایه سریعتر از زمان لازم برای توسعه نرم افزار بصورت داخلی (IN-house)حاصل می شود.

• ابزار مشترک سازمانی در اجرای فرآیندها و سیستمها بصورت به هم پیوسته ایجاد می کند.

• سیستمهای مجزا و پراکنده حذف خواهند شد.

• فرآیندهای غیر موثر دستی حذف خواهند شد.

• یکپارچه سازی تمام عملکردها از قبل برقرار شده است.

• وابستگی به نیروی انسانی کم می شود.

• به اشتراک گذاری اطلاعات در سطح کسب وکار به سادگی حاصل  می شود.

• فروشندگان و تامین کنندگان می توانند به صورت  on line ارتباط داشته باشند.

معایب ERP:

• سرمایه گذاری اولیه نسبتا زیاد

• ریسک بالا

• قسمتهای زیادی از سازمان در گیر می شوند

• بسیاری از سازمانها از کلیه امکانات  ERP استفاده نمی کنند.

• برای پیاده سازی ERP ها منابع زیادی مورد نیاز است.

• زمان نسبتا طولانی برای پیاده سازی در سازمانهای بزرگ مورد نیاز است.

چيست؟